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一、Excel入门
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补充部分 批注的使用 对于已经插入的批注,我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑:打开“视图”菜单,单击“批注”命令,就可以将工作表中的所有批注都显示出来;将鼠标移动到批注所在的位置,鼠标变成了“I”形,在批注的区域内单击,可以看到批注区域内出现了闪动的光标,此时就可以对批注进行编辑了;单击工作表的任意其它位置,可以取消对批注的编辑;打开“视图”菜单,单击“批注”命令,在视图中就看不到批注了。 我们还可以使用“审阅”工具栏来进行对批注的操作:用右键单击工具栏,单击快捷菜单中的“审阅”命令,界面中就出现了“审阅”工具栏(如图11),单击工具栏中的“显示所有批注”按钮,可以显示工作表中的所有批注,再单击这个按钮,工作表中的批注就隐藏了起来。 图11 选中一个有批注的单元格,单击“显示批注”按钮,选中单元格的批注就显示出来了;同“显示所有批注”按钮一样,再单击,就可以将这个批注隐藏起来;单击工具栏中的左边第一个按钮:“编辑批注按钮”,可以编辑选中的单元格的批注;单击一个没有批注的单元格,刚才的“编辑批注”按钮变成了“插入批注”按钮,单击它就可以在选中的单元格中插入新的批注了;单击工作表的其它部分,取消编辑批注的状态,单击工具栏上的“下一批注”按钮,Excel会自动显示下一个批注;“前一批注”按钮的用法和这个后一批注基本相同;选中带有批注的单元格后单击“删除批注”按钮,可以删除单元格中的批注。 使用右键菜单,一样可以进行批注的插入、编辑和删除。 在Office 2000中,Html格式已经成为其组件内置的文件格式,因此在与Web的互通上Office 2000做得比以前所有版本都要好。在Excel 2000中,我们可以选择把工作簿保存为 Web 页,甚至把工作簿或所选工作簿的点发布到 Web 服务器,这样其他人也可以使用该工作簿。 把工作簿或所选工作簿保存为 Web 页:选择“文件”菜单的“另存为Web 页”命令,打开“另存为” 对话框,选择保存的位置,指定保存的文件名,单击“保存”按钮就可以将工作簿保存成Web页了。 在保存Web页面时可以选择保存整个工作簿或选定的工作表:打开“另存为”对话框,在这里有一个选项,可以选择整个工作簿或选择的工作表;另外单击“更改标题”按钮可以自己确定保存的Web页的标题。 单击“发布”按钮,可以选择发布工作表的一部分。 加载宏和报告管理器 Excel提供了很多现成的宏可以供我们调用,这里我们来看看比较常用的“报告管理器”:打开“工具”菜单,单击“加载宏”命令,打开“加载宏”对话框(如图12);选中“当前加载宏”列表框中“报告管理器”前面的复选框,单击“确定”按钮,我们就将“报告管理器”加载到了Excel中。
图12 打开“视图”菜单,这里就多了一个“报告管理器”命令,单击它,打开“报告管理器”对话框(如图13-14),就可以使用“报告管理器”了。 图13 图14 电子邮件 选择“文件”菜单的“发送”命令,然后选择子菜单中的“邮件收件人(以附件形式)”命令,您就可以将活动的 Excel 工作簿用电子邮件发送给其他人。当您选择该命令时,Windows 会启动电子邮件程序并将当前编辑的工作簿作为附件添加到邮件中;然后像发送普通的邮件那样发送邮件就可以了。
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