Οργάνωση συσκέψεων

Με το Microsoft Office Outlook Web Access, μπορείτε να οργανώνετε και να προγραμματίζετε συσκέψεις, αποστέλλοντας αιτήσεις σύσκεψης. Οι αιτήσεις σύσκεψης είναι συναντήσεις στις οποίες προσκαλούνται άλλα άτομα.

Επίσης, άλλα άτομα μπορούν να σας προσκαλέσουν στις δικές τους συσκέψεις και σε αυτήν την περίπτωση θα λάβετε μια φόρμα αίτησης σύσκεψης για αποδοχή ή απόρριψη των προσκλήσεών τους.

Η γραμμή εργαλείων της αίτησης για σύσκεψη παρέχει τις ακόλουθες επιλογές:

Κουμπί Περιγραφή
Προσθήκη συνημμένου Επισυνάπτει ένα έγγραφο ή άλλο σχετικό υλικό στη συνάντηση.
Σπουδαιότητα: Υψηλή Ορίζει τη σπουδαιότητα της συνάντησης ως υψηλή.
Σπουδαιότητα: Χαμηλή Ορίζει τη σπουδαιότητα της συνάντησης ως χαμηλή.
Προώθηση Προωθεί μια αίτηση σύσκεψης σε οποιονδήποτε δεν έχετε συμπεριλάβει στην αρχική πρόσκληση.
Περιοδικότητα Ορίζει ένα χρονικό διάστημα περιοδικότητας για τη συνάντηση.
Πρόσκληση συμμετεχόντων Προσκαλεί άλλα άτομα σε μια συνάντηση, γεγονός που ουσιαστικά μετατρέπει τη συνάντησή σας σε μια αίτηση για σύσκεψη.
Έλεγχος ονομάτων Επιλύει ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο πληκτρολογήσατε στο πλαίσιο κειμένου Απαιτείται ή Προαιρετικός. Αν το Outlook Web Access δεν αναγνωρίσει έναν παραλήπτη, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος ονομάτων.
Ακύρωση πρόσκλησης Αποτρέπει την αποστολή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη. Όμως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα για να δημιουργήσετε μια συνάντηση για εσάς.

Αποστολή αίτησης για σύσκεψη

  1. Στο Ημερολόγιο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία της γραμμής εργαλείων.
  2. Στη γραμμή εργαλείων Συνάντηση, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσκληση συμμετεχόντων.
  3. Στα πλαίσια κειμένου Απαιτείται και Προαιρετικός, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων τα οποία θέλετε να λάβουν αυτήν την αίτηση σύσκεψης. Αν είναι απαραίτητο, πληκτρολογήστε στο πλαίσιο Πόροι για να καθορίσετε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή ειδικό εξοπλισμό, όπως μια συσκευή προβολής.

    Συμβουλή  Μπορείτε, επίσης, να προσθέσετε ονόματα ή λίστες διανομής στην αίτηση σύσκεψης κάνοντας κλικ στα κουμπιά Απαιτείται ή Προαιρετικός. Με αυτήν την ενέργεια, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση ονομάτων όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα άτομο στην καθολική λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας ή στο φάκελο με τις επαφές σας. (Εντούτοις, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση ονομάτων για να αναζητήσετε λίστες διανομής στο φάκελο "Επαφές".) Επίσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Πόροι για να αναζητήσετε τους πόρους της εταιρείας σας. Αφού εντοπίσετε το άτομο στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση Ονομάτων, προσθέστε το όνομα στην αίτηση σύσκεψης επιλέγοντάς το και μετά κάντε κλικ στις επιλογές Απαιτείται ή Προαιρετικός δίπλα στο στοιχείο Προσθήκη παραλήπτη στο φάκελο.

    Για να προσθέσετε ένα όνομα που έχει επιλυθεί στα πλαίσια διευθύνσεων του φακέλου Επαφές, κάντε δεξί κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στο φάκελο 'Επαφές'.

    Για να διαγράψετε ένα όνομα από τα πλαίσια διευθύνσεων, κάντε δεξί κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση. Ή, επιλέξτε το όνομα και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  4. Για να ελέγξετε το χρονοδιάγραμμα των πιθανών συμμετεχόντων, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαθεσιμότητα. Έτσι διασφαλίζεται ότι επιλέγετε μια ώρα όπου όλοι είναι ελεύθεροι για να συμμετέχουν στη σύσκεψη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Έλεγχος της διαθεσιμότητας των συμμετεχόντων.
  5. Στην καρτέλα Συνάντηση, το πλαίσιο ελέγχου Αίτηση αποκρίσεων είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Αν δεν θέλετε οι παραλήπτες της αίτησης σύσκεψης να σας στείλουν τις αποκρίσεις τους, καταργήστε την επιλογή σε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.
  6. Στο πλαίσιο κειμένου Θέμα, πληκτρολογήστε το θέμα της σύσκεψης.
  7. Στο πλαίσιο κειμένου Θέση, πληκτρολογήστε τη θέση όπου προγραμματίζετε να διεξαχθεί η σύσκεψη.
  8. Στις λίστες Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, επιλέξτε τις κατάλληλες ημερομηνίες και ώρες. Αν αυτή η σύσκεψη θα διεξάγεται τακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα της γραμμής εργαλείων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Ορισμός περιοδικών στοιχείων.
  9. Στη λίστα Εμφάνιση ως, επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το χρονοδιάγραμμα να εμφανίζεται για τη διάρκεια της σύσκεψης. Η επιλογή σας (Απασχολημένος, Διαθέσιμος, Αβέβαιος ή Εκτός γραφείου) είναι αυτό που οι άλλοι θα βλέπουν όταν προβάλλουν το χρονοδιάγραμμά σας και τα χρονοδιαγράμματα όλων των συμμετεχόντων.
  10. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Υπενθύμιση ώστε να λάβετε υπενθύμιση για αυτήν τη σύσκεψη. Αυτή η επιλογή υπενθυμίζει, επίσης, σε όλους τους παραλήπτες την αίτηση σύσκεψης (δεδομένου ότι έχουν ενεργοποιημένες τις υπενθυμίσεις στα ημερολόγιά τους).
  11. Στην περιοχή κειμένου μηνύματος πληκτρολογήστε ένα μήνυμα το οποίο θα συνοδεύει την αίτηση σύσκεψης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Μια αίτηση σύσκεψης αποστέλλεται σε όλους τους προσκεκλημένους και η νέα σύσκεψη προστίθεται στο χρονοδιάγραμμά σας. Κάθε άτομο το οποίο λαμβάνει την αίτησή σας για σύσκεψη μπορεί να την αποδεχτεί, να την απορρίψει ή να την αποδεχτεί με αβεβαιότητα.

Επιστροφή στην αρχή


Επαναπρογραμματισμός σύσκεψης

  1. Στο Ημερολόγιο, κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη που θέλετε να προγραμματίσετε ξανά.
  2. Στη φόρμα της αίτησης σύσκεψης, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στα πλαίσια Απαιτείται, Προαιρετικό, Θέση, Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης.
  3. Αν υπάρχει μια διένεξη προγραμματισμού με έναν ή περισσότερους συμμετέχοντες, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαθεσιμότητα για να προβάλλετε τα χρονοδιαγράμματα όλων των ατόμων. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρείτε μια πιο βολική ώρα.
  4. Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή ενημέρωσης.

Σημείωση  Αν ακυρώσετε μια σύσκεψη, το Outlook Web Access θα σας ρωτήσει αν θέλετε να ειδοποιηθούν οι συμμετέχοντες με μια ειδοποίηση ακύρωσης.

Επιστροφή στην αρχή


Προώθηση αίτησης για σύσκεψη

  1. Στο Ημερολόγιο, κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη.
  2. Στη φόρμα αίτησης για σύσκεψη, κάντε κλικ στο κουμπί Προώθηση Εικόνα κουμπιού.
  3. Στο πλαίσιο Προς, πληκτρολογήστε το όνομα ή το ψευδώνυμο του παραλήπτη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος ονομάτων Εικόνα κουμπιού για να επιλύσετε το όνομα. Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, κάντε κλικ στο κουμπί Προς για να αναζητήσετε το άτομο στο βιβλίο διευθύνσεων της εταιρείας σας ή στο φάκελο "Επαφές".
  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Επιστροφή στην αρχή


Πνευματικά δικαιώματα Microsoft Corporation 2003.
Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος. Όροι χρήσης.