Planificació de reunions

Amb el Microsoft Office Outlook Web Access podeu planificar i programar reunions enviant solˇlicituds de reunió. Les solˇlicituds de reunió són cites per a les quals s'inviten persones.

També us poden invitar a les reunions d'altres persones. Si es dóna aquest cas, rebreu un formulari de solˇlicitud de reunió per acceptar o rebutjar les seves invitacions.

La barra d'eines de solˇlicitud de reunions té aquestes opcions:

Botó Descripció
Afegeix fitxer adjunt Adjunta un document o qualsevol altre tipus de material important per a la cita.
Importŕncia: alta La importŕncia de la cita s'estableix com a alta.
Importŕncia: baixa La importŕncia de la cita s'estableix com a baixa.
Reenvia Reenvia una solˇlicitud de reunió a una persona que no heu inclňs a la invitació original.
Periodicitat Estableix l'interval de repetició de la cita.
Convida els assistents Invita altres persones a una cita, la qual cosa fa que la cita es converteixi en una solˇlicitud de reunió.
Comprova els noms Resol un ŕlies de correu electrňnic que heu escrit en el quadre de text Requerit o Opcional. Si l'Outlook Web Access no reconeix un destinatari, s'obrirŕ el quadre de diŕleg Comprova els noms.
Cancelˇla la invitació Evita l'enviament d'una invitació a una reunió. Encara podeu fer servir el formulari per crear una cita.

Enviament d'una solˇlicitud de reunió

  1. Al Calendari, a la barra d'eines, feu clic a Nou.
  2. A la barra d'eines de Cita, feu clic a Convida els assistents.
  3. Als quadres de text Requerit i Opcional, escriviu els noms de les persones que voleu que rebin aquesta solˇlicitud de reunió. Si fos necessari, escriviu al quadre Recursos tot allň que necessiteu, com ara una sala d'actes en concret o algun component especial, com ara un projector de transparčncies.

    Suggeriments  També podeu afegir noms o llistes de distribució a la vostra solˇlicitud de reunió fent clic a Requerit o Opcional. S'obrirŕ el quadre de diŕleg Cerca noms, des del qual podeu cercar una persona a la llista d'adreces global de la vostra organització o a la carpeta Contactes. (Tanmateix, no podeu fer servir el quadre de diŕleg Cerca noms per cercar llistes de distribució a la vostra carpeta Contactes.) També podeu fer clic a Recursos per cercar els recursos disponibles a la vostra organització. Quan localitzeu una persona al quadre de diŕleg Cerca noms, afegiu el nom a la solˇlicitud de reunió seleccionant el nom i fent clic a Requerit o Opcional al costat de l'opció Afegeix el destinatari a.

    Per afegir un nom no resolt dels quadres d'adreça a la vostra carpeta Contactes, feu clic amb el botó dret del ratolí damunt el nom i tot seguit feu clic a Afegeix a Contactes.

    Per suprimir un nom dels quadres d'adreces, feu clic amb el botó dret damunt el nom i, a continuació, feu clic a Suprimeix. També podeu seleccionar el nom i prémer Supr.

  4. Per verificar la programació dels possibles assistents, feu clic a la pestanya Disponibilitat. Aixň permet garantir que es tria una hora que va bé per a tots els assistents de la reunió. Per a més informació, vegeu Comprovació de la disponibilitat dels assistents.
  5. A la pestanya Cita, la casella de selecció Solˇlicita respostes estŕ marcada per defecte. Si no voleu que els destinataris de la solˇlicitud de la vostra reunió us enviďn les seves respostes, desmarqueu aquesta casella.
  6. Al quadre de text Tema, escriviu el tema de la reunió.
  7. Al quadre de text Ubicació, escriviu el lloc on se celebrarŕ la reunió.
  8. A la llista Hora d'inici i Hora de finalització, seleccioneu les dates i les hores adequades. Si la reunió s'ha de celebrar amb regularitat, feu clic a Periodicitat a la barra d'eines. Per a més informació, vegeu Creació d'una norma.
  9. A la llista Mostra l'hora com a, seleccioneu com voleu que es mostri la programació durant la reunió. L'opció que trieu (Ocupat, Lliure, Provisional o Fora de l'oficina) serŕ la informació que les persones veuran quan consultin la vostra programació i la de tots els assistents.
  10. Seleccioneu la casella Avís per rebre un avís d'aquesta reunió. També avisa a tots els destinataris de la solˇlicitud de la reunió (si tenen els avisos activats als seus calendaris).
  11. Escriviu a l'ŕrea de text de missatges el missatge que acompanyarŕ la solˇlicitud de la reunió i feu clic a Envia. S'envia una solˇlicitud de reunió a cada invitat i la nova reunió s'afegeix a la vostra planificació. Cada persona que rebi la vostra solˇlicitud de reunió pot acceptar-la, rebutjar-la o bé acceptar-la provisionalment.

Torna al principi


Reprogramació d'una reunió

  1. Al Calendari, feu doble clic a la reunió que voleu tornar a programar.
  2. Al formulari de solˇlicitud de reunió, feu els canvis necessaris als quadres Requerit, Opcional, Ubicació, Hora d'inici i Hora de finalització.
  3. Si hi havia un conflicte de programació amb algun assistent, feu clic a la pestanya Disponibilitat per veure la programació de tothom. D'aquesta manera podreu trobar l'hora més adient per a tots.
  4. A la barra d'eines, feu clic a Envia actualització.

Nota  Si anulˇleu una reunió, l'Outlook Web Access us demanarŕ si voleu enviar un avís de cancelˇlació a tots els assistents.

Torna al principi


Reenviament d'una solˇlicitud de reunió

  1. Al Calendari, feu doble clic damunt la reunió.
  2. Al formulari de la solˇlicitud de reunió, feu clic a Reenvia Imatge de botó.
  3. Al quadre Per a, escriviu el nom o l'ŕlies del destinatari i feu clic a Comprova els noms Imatge de botó per resoldre el nom. Si no sabeu quin és el nom del destinatari, feu clic a Per a per cercar la persona a la llibreta d'adreces de l'organització o a la carpeta Contactes.
  4. Feu clic a Envia.

Torna al principi


Copyright Microsoft Corporation 2003.
Tots els drets reservats. Condicions d'ús.