Planear reuniões

É possível planear e agendar reuniões com o Microsoft Office Outlook Web Access através do envio de pedidos de reunião. Os pedidos de reunião são compromissos para os quais as outras pessoas estão convidadas.

As outras pessoas também o podem convidar para as respectivas reuniões, situação em que receberá um formulário de pedido de reunião para aceitar ou recusar os convites.

A barra de ferramentas do pedido de reunião fornece as seguintes opções:

Botão Descrição
Adicionar anexo Anexa um documento ou outro material relevante ao compromisso.
Importância: Alta Define a importância do compromisso como alta.
Importância: Baixa Define a importância do compromisso como baixa.
Avançar Reencaminha um pedido de reunião para qualquer pessoa que não tenha sido incluída no convite inicial.
Periodicidade Define o intervalo de periodicidade do compromisso.
Convidar participantes Convida outras pessoas para um compromisso, o que transforma o compromisso num pedido de reunião.
Verificar nomes Resolve um alias de correio electrónico escrito na caixa de texto Obrigatório ou Opcional. Se o Outlook Web Access não reconhecer um destinatário, é aberta a caixa de diálogo Verificar nomes.
Cancelar convite Impede que seja enviado um pedido de reunião. Continua a ser possível utilizar o formulário para criar um compromisso para o próprio utilizador.

Enviar um pedido de reunião

  1. No Calendário, na barra de ferramentas, clique em Novo.
  2. Na barra de ferramentas Compromisso, clique em Convidar participantes.
  3. Nas caixas de texto Obrigatório e Opcional, escreva os nomes das pessoas que pretende que recebam este pedido de reunião. Se necessário, escreva na caixa Recursos para especificar uma sala de conferências ou equipamento especial, como, por exemplo, um projector.

    Sugestões  Também é possível adicionar nomes ou listas de distribuição ao pedido de reunião clicando em Obrigatório ou Opcional. É aberta a caixa de diálogo Localizar nomes, que permite procurar uma pessoa na lista de endereços global da empresa ou na pasta Contactos. (No entanto, não é possível utilizar a caixa de diálogo Localizar nomes para procurar listas de distribuição nas pasta Contactos.) Também poderá clicar em Recursos para procurar recursos na empresa. Depois de localizar uma pessoa na caixa de diálogo Localizar nomes, adicione o nome ao pedido de reunião seleccionando o nome e, em seguida, clicando em Obrigatório ou Opcional junto a Adicionar destinatário a.

    Para adicionar um nome resolvido nas caixas de endereço à pasta Contactos, clique com o botão direito do rato no nome e, em, seguida, clique em Adicionar aos 'Contactos'.

    Para eliminar um nome das caixas de endereço, clique com o botão direito do rato no nome e, em seguida, clique em Remover. Ou, seleccione o nome e prima DELETE.

  4. Para verificar a agenda dos participantes potenciais, clique no separador Disponibilidade. Desta forma garante que está a escolher uma hora na qual todas as pessoas estão livres para participar na reunião. Para mais informações, consulte Verificar a disponibilidade dos participantes.
  5. Por predefinição, no separador Compromisso, a caixa de verificação Pedir respostas estás seleccionada. Se não pretender que os destinatários do pedido de reunião enviem as respectivas respostas, desmarque esta caixa de verificação.
  6. Na caixa de texto Assunto, escreva o tópico da reunião.
  7. Na caixa de texto Localização, escreva a localização na qual planeia realizar a reunião.
  8. Nas listas Hora de início e Hora de fim, seleccione as datas e horas adequadas. Se a reunião ocorrer regularmente, clique em Periodicidadena barra de ferramentas. Para mais informações, consulte Criar um item periódico.
  9. Na lista Mostrar a hora como, seleccione como pretende que a agenda seja apresentada enquanto decorrer a reunião. A selecção que efectuar (Ocupado, Disponível, Tentativa ou Fora do escritório) será apresentada à pessoas que visualizarem a sua agenda e a de todos os participantes.
  10. Seleccione a caixa de verificação Lembrete para receber um lembrete relativo a esta reunião. Também é activado um lembrete para todos os destinatários do pedido de reunião (desde que tenham os lembretes activados nos respectivos calendários).
  11. Escreva uma mensagem para acompanhar o pedido de reunião na área de texto da mensagem e, em seguida, clique em Enviar. É enviado um pedido de reunião para cada convidado e a nova reunião é adicionada ao calendário. Cada pessoa que recebe o pedido de reunião pode aceitar, recusar ou aceitá-lo em modo de tentativa.

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Reagendar uma reunião

  1. No Calendário, faça duplo clique na reunião que pretende reagendar.
  2. No formulário do pedido de reunião, efectue todas as alterações necessárias às caixas Obrigatório, Opcional, Localização, Hora de início e Hora de fim.
  3. Se existir um conflito de agendamento entre um ou mais participantes, clique no separador Disponibilidade para ver a agenda de todos os participantes. Desta forma, poderá encontrar uma hora mais conveniente.
  4. Na barra de ferramentas, clique em Enviar actualização.

Nota  Se cancelar uma reunião, o Outlook Web Access solicitará se pretende notificar os participantes através de um aviso de cancelamento.

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Reencaminhar um pedido de reunião

  1. No Calendário, faça duplo clique na reunião.
  2. No formulário do pedido de reunião, clique em Reencaminhar Imagem do botão.
  3. Na caixa Para, escreva o nome do alias do destinatário e, em seguida, clique em Verificar nomes Imagem do botão para resolver o nome. Se não conhecer o nome do destinatário, clique em Para para procurar a pessoa no livro de endereços da empresa ou na pasta Contactos.
  4. Clique em Enviar.

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